Gebruikers

Algemeen

Een gebruiker is een persoon die via een persoonlijke login (een e-mailadres) toegang heeft tot myFaro. We onderscheiden professionele gebruikers die binnen een kantoor actief zijn van de klanten die als gebruikers ook toegang krijgen tot hun dossier in myFaro.

Professionele gebruikers kunnen beheerder zijn voor het kantoor en/of adviseur. Vandaar dat er drie tabs zijn voorzien met elk een lijst van gebruikers.

Details voor een gebruiker

Voor alle gebruikers is het mogelijk om persoonsgegevens zoals adres en contact informatie te wijzigen. Let wel, het e-mailadres moet uniek zijn want dit dient als gebruikersidentificatie bij het inloggen. Paswoorden kunnen niet worden aangepast door de beheerder, dit kan enkel door de gebruiker zelf via hun profiel (zie hoofdstuk ‘Kantoorbeheer’).

Indien een gebruiker zijn of haar paswoord is vergeten kunnen ze via de ‘Paswoord vergeten?’-knop op het inlogscherm een e-mail krijgen met instructies om een nieuw paswoord aan te vragen. Via de ‘Stuur paswoord reset e-mail’ kan je de gebruiker ook zo’n instructie-e-mail sturen.

Professionele gebruikers

Voor de professionele gebruikers binnen je kantoor kan je een aantal bijkomende gegevens beheren, alsook hun licentie informatie bekijken en eventueel activeren of verlengen.

Je kan ook voor een gebruiker aanduiden of die de rol van adviseur heeft en/of die van beheerder. Een beheerder beheert licenties, gebruikers, en andere data op kantoorniveau en kan ook alle dossiers raadplegen en meehelpen bij de inventarisatie. De beheerder-rol kan gecombineerd worden met een adviseur-rol.

Toevoegen van een nieuwe professionele gebruiker.

Om een nieuwe beheerder of adviseur toegang te verlenen tot myFaro dient hij of zij zich eerst te registreren en een account aan te maken.

Dit gebeurt best via de link die je vindt door op de 'Stuur registratie e-mail naar nieuwe professionele gebruiker' in het menu onderaan te klikken.

Je hebt twee mogelijkheden:

• Je kan de informatie in het eerste gedeelte van de pop-up gewoon kopiëren in een e-mail die je zelf aanmaakt en verstuurt.

• Je kan myFaro zelf een e-mail laten versturen met de link

In beide gevallen krijgt de gebruiker dus een e-mail met een link die hem/haar automatisch naar de juiste registratiepagina leidt. Op die manier wordt ook de unieke brokercode automatisch meegegeven, maar de code kan ook manueel ingegeven worden in stap 2 van de registratie.

Eenmaal een account aangemaakt krijg je als beheerder een bevestigingsmail. Eénmaal geregistreerd zie je de gebruiker verschijnen in de lijst van adviseurs.

Tenslotte activeer je de gebruiker door een licentie te activeren.

Registratieprocess professionele gebruiker

In de registratiemail staat een link naar de registratiepagina voor professionele gebruikers. Die vind je ook door op de grijze ‘registreer’ knop op www.myfaro.be te klikken en dan te kiezen voor ‘maak Professional aan’.

Een nieuwe gebruiker loopt dan door de volgende drie stappen. Eerst geef je minimum je naam en
e-mailadres (dit wordt je unieke login) en kies je je taal. De andere gegevens zijn optioneel. Alle gegevens kunnen via je profiel later nog aangepast worden. Klik op ‘bevestig’ om naar de volgende stap te gaan.

Behalve indien je je kantoor voor de eerste keer registreert kiezen gebruikers voor optie 1. De link die de gebruiker krijgt in de registratie-e-mail bevat reeds de unieke registratiecode van je kantoor. Klik op ‘bevestig’ om naar de volgende stap te gaan.

Je kiest tenslotte een wachtwoord, bevestigt het om zeker te zijn dat er geen spelfouten zijn en klikt op het schuifje om de gebruiksvoorwaarden te aanvaarden. Je kan die nakijken via de blauwe knop. Als alle gegevens ingevuld zijn klik je op ‘maak account aan’.

Wanneer de gebruiker is geregistreerd krijgt hij/zij een bevestigingsmail. De laatste stap in het proces is de activering van de licentie door de beheerder.

Activering licenties

Wanneer een licentie moet worden geactiveerd zie je de volgende informatie verschijnen:

• de waarde van de licentie die moet worden geactiveerd;

• hoeveel van die waarde moet worden gefinancierd (bij upgrades bijvoorbeeld zal enkel het verschil moeten worden gefinancierd);

• indien er een actief contract is dat nog voldoende ongebruikte licenties heeft wordt dit aangegeven, alsook voor welke periode de licentie wordt geactiveerd; indien er geen voldoende krediet aanwezig is zal je een bijkomend contract moeten aanmaken en financieren.

Door op knop 'Activeer' te drukken voer je de getoonde licentie activering of verlenging door.

Als beheerder zie je voor elke gebruiker ook een overzicht welke licenties reeds zijn geactiveerd.

Beheer opleidingen

myFaro organiseert op regelmatige tijdstippen opleidingssessies. Als beheerder kan je gebruikers inschrijven voor een specifieke opleiding, krijg je een overzicht van de gevolgde opleidingen en het openstaande krediet aan opleidingssessies dat nog beschikbaar is.

Indien er nog krediet is schrijf je de gebruiker in door op het icoontje te klikken naast de te volgen opleiding. De gebruiker krijgt automatisch een registratie-e-mail met instructies voor de te volgen sessie. Je kan die e-mail nogmaals versturen via het kalender-icoontje of de details van een opleiding zien via het oogje. Na de opleiding krijgt de gebruiker een e-mail met een evaluatieformulier. Je kan die evaluatie-e-mail nogmaals versturen via het commentaar-icoontje.

Indien nodig kan je bestellingen plaatsen voor bijkomende opleidingssessies.

Publiceren van een adviseur op de myFaro partner pagina

myFaro biedt de mogelijkheid om je adviseurs voor te stellen op de myFaro partner pagina. Bezoekers hebben daar de mogelijkheid om de dichtstbijzijnde adviseurs op te zoeken. Op die manier heb je een platform om je diensten aan een publiek, geïnteresseerd in financiële planning, voor te stellen.

Op de partnerpagina kan elke adviseur zich presenteren als volgt: als je over de onderste balk met de naam van het kantoor zweeft zie je meer details.

 

De informatie omtrent het kantoor zelf (marketingnaam advies, slogan en pitch) kan je aanpassen in de sectie Marketing onder Beheer Kantoor (zie hoofdstuk ‘Marketing’).

De foto, pitch en contact informatie kunnen door de adviseur zelf aangepast worden in zijn of haar profiel (zie hoofdstuk ‘Kantoorbeheer’).

Je moet per adviseur aanduiden of je wenst gebruik te maken van deze mogelijkheid door de optie aan te vinken:

Klanten

In de lijst worden alle gebruikers getoond die als klant zijn geregistreerd. Aangezien het aantal klanten groot kan zijn, is er een filter voorzien.

Toevoegen van een nieuwe klant

Een nieuwe klant laten registreren en toekennen aan een dossier doe je via de registratieknop die je vindt op de algemene details van het dossier zelf. Zie hoofdstuk ‘Aanmaken van een nieuw dossier’ voor meer details.

Klanten kunnen zelf hun paswoord veranderen of een reset aanvragen (zie hoofdstuk ‘Kantoorbeheer’). Je kan hen ook een reset-e-mail sturen via de 'Stuur paswoord reset e-mail' actie onderaan.

Registratieproces klanten

Het registratie proces is identiek als dit voor professionele gebruikers hierboven. Bij het registreren zal een code worden ingevuld die de klant automatisch linkt aan het dossier.

In de registratie-e-mail staat een link naar de registratiepagina voor eindgebruikers.

Een nieuwe gebruiker loopt dan door de volgende drie stappen. Eerst geef je minimum je naam en e-mailadres (dit wordt je unieke login) en kies je je taal. De andere gegevens zijn optioneel. Alle gegevens kunnen via je profiel later nog aangepast worden. Klik op ‘bevestig’ om naar de volgende stap te gaan.

De link die de gebruiker krijgt in de registratie-e-mail bevat reeds de unieke registratie code van je kantoor. Klik op ‘bevestig’ om naar de volgende stap te gaan.

Je kiest tenslotte een wachtwoord, bevestigt het om zeker te zijn dat er geen spelfouten zijn en klikt op het schuifje om de gebruiksvoorwaarden te aanvaarden. Je kan die nakijken via de blauwe knop. Als alle gegevens ingevuld zijn klik je op ‘maak account aan’.

Wanneer de gebruiker is geregistreerd krijgt hij/zij een bevestigings-e-mail en komt automatisch op de webinterface van het dossier.

Gebruiker is wachtwoord verloren/vergeten

Wanneer een klant zijn wachtwoord kwijt is of vergeten, moet je niet een nieuwe uitnodiging tot registratie sturen want er is reeds een bestaande registratie en login voor het email adres van de klant.

De klant moet gewoon een ander wachtwoord aanvragen via het inlogscherm via de optie 'Wachtwoord vergeten'. De klant vult in dat scherm het emailadres is waarmee hij of zij inlogt en kiest dan ‘Stuur me wachtwoord reset instructies’. De klant krijgt een email met een link om een nieuw paswoord te kiezen en te bevestigen. Indien de klant na een paar minuten nog geen email van myFaro heeft gekregen laat de klant eens checken of die niet in de spam-folder is terecht gekomen.

Na het inbrengen van een nieuwe paswoord komt de klant terug op het inlogscherm.

Klant kan niet meer inloggen of krijgt zijn of haar dossier niet meer te zien

Wanneer een klant niet meer kan inloggen op zijn/haar dossier kijk je best eerst of het e-mailadres waarmee er ingelogd wordt nog geregistreerd is op myFaro. Én of het gelinkt is aan een dossier.

Dit doe je onder 'Beheer 'je kantoor' -> Gebruikers > Klanten'. Daar vind je de lijst van alle klanten die zijn geregistreerd, welk email adres ze gebruiken als login en aan welk dossier ze zijn gekoppeld.

Indien de gebruiker niet voorkomt in de lijst van klantengebruikers dan moet de klant zich opnieuw registreren.

Indien de gebruiker wel voorkomt maar niet aan een dossier is gekoppeld dan dient die gebruiker (opnieuw) gekoppeld te worden aan de juiste partij in het dossier. Dat doe je als volgt:

Ga naar het dossier en klik op 'aanpassen'. Dan zie je in de linkerkant iets halverwege het scherm een veld 'koppel een vrije klantenlogin aan dit dossier'. Je selecteert nu de gewenste vrije klantenlogin en bewaart.

Nu zie je dat de gekozen gebruikersaccount gekoppeld is aan het dossier. Maar dient nog toegewezen aan de juiste partij in het dossier. Opnieuw klikken op aanpassen om die login te koppelen aan de juiste partij, en opnieuw bewaren.

Nu zie je én op dossierniveau dat de klantenlogin opnieuw OK is, en bij het overzicht van de gebruikers dat het opnieuw gekoppeld is aan het dossier.

E-mailnotificaties instellen per gebruiker

E-mailnotificaties die uitgestuurd worden door myFaro gaan ofwel naar de adviseurs of alle beheerders. Echter is dit niet altijd nodig.

Niet alle e-mails moeten naar alle adviseurs, en beheerders hebben vaak aparte, toegewijde taken waardoor het niet nuttig is om alle e-mailnotificaties te ontvangen. Het is beter om op te splitsen en e-mailnotificaties aan- en uit te zetten per gebruiker.

Om dit te doen, log je in als Beheerder. Vervolgens ga je naar Beheer Cap Formentor > Gebruikers.

Adviseurs

Je kan dit gaan instellen voor Beheerders en Adviseurs.

We tonen even het voorbeeld van adviseurs. Je gaat een adviseur wijzigen.

Op de fiche van deze adviseur zie je het blok E-mailnotificaties. In dit voorbeeld is geselecteerd dat de adviseur:

• Mails krijgt i.v.m. nieuws, opleidingen en events
• Compliance e-mailnotificaties ontvangt
• Meldingen krijgt i.v.m. documenten en notities die een klant oplaadt

Dit alles kan je hier gewoon aan- of uitzetten. Neem nu Compliance. Het is de beheerder die compliancedossiers kan aftekenen, dus niet nuttig om adviseurs hiervan op de hoogte te houden.

Beheerders

Je kan dit dus ook doen voor Beheerders. Ga via Gebruikers > Beheerders en open de fiche van een beheerder.

Hier zie je alle settings voor e-mailnotificaties. Het betreft meer opties dan de notificaties voor adviseurs. Bijvoorbeeld wekelijkse e-mails als er een betaling is gebeurd, een melding wanneer een gebruikerslicentie is geactiveerd of vernieuwd, een e-mail wanneer een aanvraag naar een maatschappij wordt verstuurd enz.

Een overzicht:

• Bestellingen en licenties
• Verwerken van bestanden
• Gebruikers registraties
• Nieuws, opleidingen en events
• Compliance
• Documenten en notities

Zet dus best enkel aan wat van toepassing is voor die beheerder, en bewaar.

Default staat alles ‘aan’. Kwestie van uitzetten als het niet van relevant is voor een gebruiker. Het is de beheerder die dit doet, je kan dit (nog) niet zelf doen in je profiel.