Beheer licenties, bestellingen & facturen

In deze sectie heb je een overzicht van de bestellingen die je hebt gedaan voor het aankopen van licenties, opleidingen of het inbrengen van dossiers door myFaro. Je kan hier ook een nieuwe bestelling plaatsen en online betalen. Alle prijzen hieronder vermeld zijn exclusief BTW.

Licentiebeheer

Een licentie in myFaro is een bedrag dat je nodig hebt om een kantoor, een professionele gebruiker of een dossier voor een periode van 1 jaar te activeren. De licentie voor een dossier hangt af van de formule die je wenst voor dat dossier. Op elke moment heb je een bepaald krediet aan licenties dat je dan opgebruikt voor het activeren van gebruikers en dossiers. Bij een activering gaat de prijs van de geactiveerde licentie af van je beschikbaar krediet. Als je licentiekrediet nul wordt moet je bijkomende licenties aanschaffen.

Licenties activeren en verlengen

Manueel activeren en verlengen

Het activeren van een licentie gebeurt door middel van de ‘Activeer’ knop. Indien niet voldoende licenties beschikbaar krijg je een melding zoals hieronder. Je dient dan bijkomende licenties te bestellen, of een openstaande bestelling te betalen. Van zodra de bestelling is betaald zal je opnieuw kunnen activeren.

Zie hoofdstuk 'Activeren dossier' voor meer details.

Automatische licentieverlenging

Dossiers worden jaarlijks automatisch verlengd zolang er voldoende licentiekrediet beschikbaar is. Indien je dus een dossier wenst stop te zetten moet je het effectief verwijderen voor het verlopen van de licentieperiode, of je kan het dossier terugzetten naar een goedkopere formule.

Dossiers worden ook automatisch geactiveerd bij het verwerken van een eerste polis of belegging uit een portefeuillebestand. Dit gebeurt enkel indien een partij binnen het dossier aanduidt als ‘Verwerken’. Zie hoofdstuk 'Beheer bestanden' voor meer informatie.

Op kantoorniveau heb je bij ‘Beheer Cap Formentor’ en dan ‘Rapporteringsopties’ de mogelijkheid om onder ‘Overige’ te kiezen voor Automatische licentieverlenging.

Naast de standaard ‘Behoud huidige formule’ heb je de volgende opties:

• Downgrade naar Report: hierbij moet je zelf actief beslissen of je opnieuw een upgrade wil doen naar View, Insight of Insight+. Doe je een upgrade, dan blijft die geldig tot het moment waarop de verlenging moet gebeuren en dan valt die automatisch terug op Report, waarbij je dan weer manueel kan beslissen beslissen over een upgrade.
• Downgrade naar Report indien geen geregistreerde gebruikers: indien minstens 1 van de partijen in het dossier zich heeft geregistreerd als gebruiker en toegang heeft tot het dossier dan blijft het automatisch verlengd worden in de formule waarin het staat en gaat het niet gedowngraded worden. Is er geen geregistreerde gebruiker, dan valt het terug op Report.
• Downgrade naar Report indien geen abonnement: je kan per dossier aangeven of de klant een abonnement wil. Dit is puur informatief. Indien een klant een abonnement neemt op View, Insight of Insight+ dan blijft het dossier automatisch verlengd worden in de formule waarin het staat en gaat het niet gedowngraded worden. Is er geen abonnement, dan valt het terug op Report.

Om te weten van welke dossiers er in de komende tijd licenties zullen vervallen en automatisch verlengd zullen worden, dien je te kijken op je dashboard en meerbepaald onder ‘Dossiers’. Vervolgens doorklikken op ‘Totaal’.

Zo krijg je een totale lijst van dossiers, waarbij je kan sorteren op ‘Geldigheid.’ We adviseren om de lijst 1x per maand te bekijken met het oog op eventuele acties, zoals het aanzetten van een abonnement of een downgrade.

Je kan de lijst ook downloaden.

Licentiegebruik opvolgen

Om je licentiegebruik op te volgen sturen we alle beheerders een wekelijkse e-mail waarin dit wordt gerapporteerd. Er staan ook een paar rapporten ter beschikking en op elke factuur vind je terug voor welke gebruikers en dossiers de aangeschafte licenties werden gebruikt.

Verbruik

In de lijst van je bestellingen kan je op de tab ‘Verbruik’ zien hoeveel licenties reeds zijn gebruikt en hoeveel er nog aan krediet openstaat.

Wekelijks overzicht

Elke week krijgen alle beheerders een e-mail met de volgende informatie:

• hoeveel licentiekrediet is er nog

• hoeveel licenties zijn reeds verlopen, of zullen in de komende twee maanden verlopen

• hoeveel licenties zullen er in totaal moeten worden bijbesteld om die licenties te vernieuwen.

• welke professionele gebruikers hun licentie is afgelopen of zal aflopen binnen de maand.

Rapporten

Bij de lijst van bestellingen krijg je ook drie rapporten te zien: een overzicht van de bestellingen per jaar, een overzicht van de bestelde en gebruikte licenties, en een overzicht van de opleidingen gevolgd door de gebruikers van je kantoor.

Je kan de gegevens van deze rapporten ook telkens downloaden in een CSV bestand.

Een bestelling plaatsen en betalen

Om een nieuwe bestelling aan te maken ga je naar de lijst van bestellingen en kies je ‘Voeg bestelling toe’ in het actiemenu onderaan.

Via een bestelling kan je 1 of meerdere van de volgende items bestellen:

• een basislicentie voor je kantoor, geldig voor 1 jaar; voor een verlenging dien je de startdatum te laten aansluiten op het einde van je bestaande licentie.

• een commercieel budget voor het activeren en verlengen van dossierlicenties; dit bedrag blijft geldig tot het is opgebruikt.

• een aantal uren begeleiding en opleiding.

Indien je nog op het licentiesysteem van voor 2022 zit kan je in plaats van een kantoorlicentie aangeven hoeveel adviseurslicenties je wenst aan te schaffen.

Door de bestelling te bewaren aanvaard je automatisch de gebruiksvoorwaarden en krijg je de bestelbon te zien waar je ook online kan betalen. Indien je nog wijzigingen wil aanbrengen kan dit zolang de betaling niet is ontvangen.

Opleidings- en begeleidingsaanbod

Zie ‘myFaro Boost’ voor mee informatie omtrent de inhoud van ons opleidings- en begeleidingsaanbod.

Facturen opvragen en betalen

Je kan de factuur voor een bestelling zien door op een bestelling te klikken of het 'oog' icoontje te selecteren. Op de factuur zie je ook een lijst van de licenties die zijn geactiveerd op basis van de bestelling.

Je kan een contract bewaren en nog aanpassen of verwijderen zolang de betaling niet is verricht.

Wanneer je een niet betaalde bestelling bekijkt krijg je bovenaan een link om direct te betalen via een online betaalomgeving (mollie.com) maar ook de informatie nodig om de betaling per overschrijving te doen. We raden ten zeerste aan om een online betaling te gebruiken. Op die manier is je bestelling direct actief en kan je dus ook direct gebruik maken van de aangekochte licenties.

Indien je voor een online betaling kiest kom je op een volgende pagina terecht waar je je betaalmiddel kiest en dan doorverwezen wordt naar de juiste site.