Compliancedossier aftekenen
Voor de adviseur kan dit via de management interface en via de webinterface. De klant kan enkel digitaal aftekenen via de webinterface. Je kan ook opteren om de klant fysisch te laten aftekenen en een scan van het getekend document op te laden samen met de ingave van de datum waarop de ondertekening gebeurde.
In myFaro zijn er twee momenten waar de mogelijkheid bestaat om een compliancedossier af te tekenen: na de ken-je-klant fase en na de advies fase. Dit is uiteraard afhankelijk van het type compliancedossier; enkel in een compliancedossier van het type 'Voorstel' zal je beide fase ondertekenen. De tijdstippen waarop is afgetekend worden gelogd en kan je zien in de 'Audit Info' tab.
Standaard moeten zowel de klant als de adviseur tekenen om een compliancedossier af te sluiten. Je kan er echter ook voor kiezen (zie broker beheer) om de klant niet via myFaro te laten aftekenen maar via een andere weg. Dan heeft de handtekening van de adviseur impliciet ook aan dat de klant akkoord is gegaan. In het geval de klant ook via myFaro aftekent moet de adviseur eerst zelf aftekenen. Controleer dus eerst dat alle info correct is en teken dan af.
De handtekening van de klant in de ken-je-klant fase is trouwens optioneel; de adviseur dient niet te wachten om over te gaan tot de advies fase. Indien ook het advies klaar is en afgetekend door de adviseur tekent de klant finaal af in één keer.
Zolang een compliancedossier niet volledig is afgetekend kunnen aanpassingen gedaan worden. Op die manier kunnen wijzigingen tijdens opvolggesprekken nog altijd worden ingebracht.
Tekenen kan via het icoontje in de lijst van compliancedossiers in de management interface, via de acties 'Teken de ken-je-klant fase' en 'Teken compliancedossier' in het detail scherm van een compliancedossier of via de tegeltjes in de webinterface die je terugvindt onder de sectie 'Mijn actieplan'. Op een compliancedossier dat kan worden afgetekend vind je de link 'Klik hier om dit zorgplicht-dossier goed te keuren'.
Samengevat is dit de typische flow om een compliance dossier af te tekenen:
| Stap | Dossier zonder voorstel | Dossier met voorstel |
|---|---|---|
| 1 | Aanmaken van een nieuw compliancedossier, of kopiëren van een bestaand compliancedossier | Aanmaken van een nieuw compliancedossier, of kopiëren van een bestaand compliancedossier |
| 2 | Invullen of aanpassen van de audit info en vragenlijst | Invullen of aanpassen van de audit info en vragenlijst |
| 3 | De klant tekent het compliancedossier goed | Invullen van de behoeften-analyse |
| 4 | De adviseur tekent het compliancedossier goed | Aftekenen door de adviseur; op dit moment kan de klant het compliancedossier bekijken en eventueel aanpassen en aftekenen (niet verplicht) |
| 5 | Het compliancedossier is vanaf nu niet meer aanpasbaar | Optioneel aftekenen door de klant |
| 6 | De adviseur vult het compliancedossier aan met één of meerdere voorstellen | |
| 7 | De adviseur noteert de beslissing van de klant of de klant kan zelf via de webinterface de keuze bepalen | |
| 8 | De adviseur tekent de adviesfase en dus het finale compliancedossier goed | |
| 9 | De klant tekent het finale compliancedossier goed | |
| 10 | Het compliancedossier is vanaf nu niet meer aanpasbaar |
Rechtsgeldigheid van een myFaro handtekening
volgens de definitie van de vlaamse overheid is een handtekening in myFaro een geavanceerde maar geen gekwalificeerde handtekening.
myFaro maakt namelijk gebruik van een knop 'handtekening' in een informatiesysteem via authenticatie (bv. username/paswoord) in combinatie met audit trails en de onmogelijkheid om het getekende document te wijzigen (PDF formaat).
Ze is voldoende voor het aftekenen van de pre-sales fases volgens het FSMA maar niet noodzakelijk aanvaard voor het afhandelen van transacties.
Geavanceerde elektronische handtekening
Dit is een elektronische handtekening die:
- op een unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden (bv. door aan de ondertekenaar een unieke code/private sleutel toe te kennen);
- het mogelijk maakt om de ondertekenaar te identificeren (bv. door middel van een identiteitscertificaat of biometrie);
- tot stand komt met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken (bv. de toegang tot een private sleutel is enkel mogelijk na een pincode);
- en wijzigingen achteraf traceerbaar maakt (bv. audit-trail of hashing).
Voorbeelden zijn een klik op de knop handtekening in een informatiesysteem via authenticatie (bv. username/paswoord) in combinatie met audit trails.
Een geavanceerde handtekening vereist dus een aantal technische controles die aantonen dat de handtekening authentiek is en dat het te ondertekenen document integer blijft. Ze biedt dus meer garanties voor authenticiteit en integriteit dan een gewone elektronische handtekening.
Net zoals het geval is bij de gewone elektronische handtekening, wordt de geavanceerde elektronische handtekening niet geassimileerd met een handgeschreven handtekening, maar kan de ondertekenaar wel terugvallen op het non-discriminatiebeginsel.
Gekwalificeerde elektronische handtekening
Dit is een geavanceerde elektronische handtekening die:
- aangemaakt is met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen (bv. geconfigureerde software en/of hardware om een elektronische handtekening aan te maken en die aan bepaalde eisen voldoet);
- gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen afgegeven door een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten (bv. een handtekeningcertificaat dat aan bepaalde eisen voldoet).
Het belangrijkste voorbeeld van een gekwalificeerde elektronische handtekening is de ondertekening via eID of via de Itsme-applicatie. Digitaal Vlaanderen bied het Digitaal Tekenplatform((opent in nieuw venster)) (ook wel de handtekenmap genoemd) aan om het plaatsen van een gekwalificeerde handtekening te vereenvoudigen.
De gekwalificeerde elektronische handtekening is een technisch complexe vorm van ondertekening die, vergeleken met de gewone en geavanceerde handtekening, juridisch het meest garanties biedt op het vlak van authenticiteit van de handtekening en integriteit van het ondertekende document.
Deze elektronische handtekening wordt gelijkgesteld (geassimileerd) met een handgeschreven handtekening. Dat betekent dat de gekwalificeerde elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening. De gekwalificeerde elektronische handtekening geniet eveneens van het non-discriminatiebeginsel. Bovendien wordt een gekwalificeerde elektronische handtekening in alle andere lidstaten van de Europese Unie erkend wanneer zij gebaseerd is op een in een lidstaat afgegeven handtekeningcertificaat.