Compliance

myFaro ondersteunt het volledige compliance proces van het opstellen van de klantenfiche tot aan het moment dat een effectieve offerte wordt aangevraagd. In zo'n proces onderscheiden we de ken-je-klant fase en de advies fase. Alle wettelijke documenten zoals de klantenfiche, de kantoorwerking en de bemiddelingsfiches worden automatisch gegenereerd en er is een volledige audit trail met de mogelijkheid voor de adviseur en de klant om digitaal af te tekenen. De compliance documenten van de voorgestelde maatschappijen, producten en fondsen zijn direct beschikbaar en raadpleegbaar door de klant. Je kan tevens bijkomende documenten opladen en bij een compliancedossier voegen; denk maar aan een kopie van het contract, een scan van een getekend exemplaar, ....

In de tab 'Compliancedossiers' in een dossier vind je het overzicht van alle compliancedossiers die zijn opgestart. Daar kan je ook een nieuw compliancedossier starten. Als je de details van een compliancedossier bekijkt zie je in de 'Admin' tab een samenvatting van het doorlopen proces en het aanvaarde beleggersprofiel van de klant.

Wat is compliant werken: een overzicht

Compliance: eerst je kantoor initialiseren

myFaro ondersteunt het kantoor om op een uniforme manier compliance verplichtingen uit te voeren. Meer nog, je kan je eigen accenten leggen in het bepalen van je eigen beleggingsbeleid en het opstellen van persoonlijke compliance-teksten.

Compliance: hoe uitvoeren?

We onderscheiden vier types van compliancedossiers in myFaro:

• Dienstverleningsovereenkomst: je kiest voor dit type om een dienstverleningsovereenkomst af te tekenen, zonder daarbij een beleggersprofiel te bepalen.

• Initialisatie beleggersprofiel: je kiest voor dit type bij het opstarten van een nieuwe klant of bij het initialiseren van een klant in myFaro; je doorloopt de volledige ken-je-klant fase om te komen tot een aanvaard beleggersprofiel. Indien gewenst kan ook een dienstverleningsovereenkomst mee ondertekend worden.

• Update beleggersprofiel: het is een best-practice om op regelmatige basis het beleggersprofiel van je klant te verifiëren; je doorloopt enkel de ken-je-klant fase maar dan wel vertrekkende van een bestaande situatie.

• Voorstel: bij elk voorstel tot sparen, beleggen of verzekeren vertrek je van het laatst ondertekende beleggersprofiel, en ga je verder naar het documenteren van de klantenbehoeften en het formuleren van één of meerdere voorstellen en opties in de advies fase.

Bij het aanmaken van een nieuw compliancedossier kies je dus één van deze types. Je kan dit uiteraard ook aanpassen tijdens het proces. Je kiest ook voor welke partij het compliancedossier wordt opgesteld: één van de partners of de gemeenschap.

Indien je voor een update of een voorstel wil vertrekken van een bestaand compliancedossier kan je in de lijst met bestaande compliancedossiers een compliancedossier kopiëren via het icoontje in de acties kolom helemaal rechts. Op die manier hoeft de vragenlijst niet helemaal opnieuw worden ingegeven.

In 7 stappen zullen we een compliancedossier afhandelen vertrekkende van de opmaak t.e.m. het digitaal aftekenen.

Algemene opties

Gebruik van AssurMiFID-vragenlijsten

myFaro gebruikt standaard een vragenlijst gebaseerd op de jan-de-makelaar vragenlijst. Er zijn 30 vragen in 6 categorieën:

• Kennis en ervaring

• Kennis producten

• Profiel

• Financiële situatie

• Doelstellingen

• Beleggingsgedrag

Na het invullen wordt een score berekend die weergegeven wordt in de Audit info. Er is een objectieve en subjectieve score. De laagste score wordt weerhouden voor de bepaling van het beleggersprofiel van de klant. Dit beleggersprofiel moet via de Audit worden bevestigd of je kan met de klant samen beslissen om een ander profiel te kiezen.

Elk antwoord geeft een score die uiteindelijk het beleggersprofiel van de klant zal bepalen. De vragen uit de sectie 'Profiel' zijn samen 1000 punten waard en leiden tot de 'Subjectieve deelscore'. De overige vragen zijn samen ook 1000 punten waard en leiden tot de 'Objectieve deelscore'. De uiteindelijke score wordt bepaald door het minimum van de twee deelscores.

Je kan opteren om de myFaro-lijst te gebruiken maar je kan ook zelf een lijst van vragen ingeven en de score laten afhangen van je eigen lijst of een combinatie van je eigen lijst en de myFaro-lijst.

Die score wordt dan getoetst aan de definitie van de beleggersprofielen die je als broker hebt gedefinieerd (zie broker beheer onder het hoofdstuk Compliance). Dit berekend beleggersprofiel zie je in de 'Audit info' tab onder 'Beleggingsprofiel op basis van MiFID-score'. Samen met de klant kan je eventueel beslissen om het beleggersprofiel aan te passen door het 'Aanvaard Beleggingsprofiel' te wijzigen.

Waar mogelijk zullen in het deel 'Financiële Situatie' de gegevens uit de financiële inventaris in myFaro worden getoond om het invoeren te vergemakkelijken.

Toon compliance post-it’s in de webinterface

Hier geef je aan of je de compliancedossiers als grijze post-its wil laten zien in de webinterface.

Gebruik van myFaro om compliance af te tekenen

Hier geef je aan of je de compliancedossiers door de klant laat aftekenen via myFaro. Indien niet wordt een compliancedossier enkel door de adviseur of beheerder afgetekend.

Aftekenen compliance in het kantoor

Hier geef je aan wie voor het kantoor compliancedossiers mag aftekenen. Sommige kantoren wil dit centraal beheren door een beheerder, terwijl anderen dit aan de adviseur van het dossier overlaten. Je kan ook opteren om beide rollen de mogelijkheid bieden om af te tekenen.

Beleggersprofiel verversen

In principe moet een beleggersprofiel enkel worden aangepast naar aanleiding van een nieuw voorstel maar je kan ook opteren om dit om de zoveel jaar opnieuw te doen. Om dit te ondersteunen kan je hier een periode ingeven. Via automatische actiepunten zal myFaro je alerteren welke profielen moeten worden ververst.

Bepaling WG/FT profiel

Geef aan indien myFaro het WG/FT profiel zal berekenen of indien je dit handmatig zal beheren (of via BRIO laten aanpassen). De huidige berekening is nog niet transparant en aanpasbaar door de beheerder. Dit zal in een volgende versie wel ondersteund worden.